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文章來源：北京航空航天大學(xué)在職研究生 已幫助：1247人
高校首家智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)日前已在我校正式開通運行，黨政辦公室于近期分別展開了不同受眾群體的專題培訓(xùn)。該系統(tǒng)的投入使用，將會極大程度提高我校公文管理的規(guī)范性，可靠性及準(zhǔn)確性，其中深度挖掘的公文大數(shù)據(jù)分析將會學(xué)校科學(xué)決策發(fā)揮積極的參謀助手作用。
學(xué)校在結(jié)合工信部等國家部委使用經(jīng)驗基礎(chǔ)上，結(jié)合辦學(xué)特色及管理特點，開創(chuàng)性的進行了系統(tǒng)軟件研發(fā)，結(jié)合先進硬件設(shè)備，實現(xiàn)在安全、保密、穩(wěn)定的前提下高效運轉(zhuǎn)公文。
該系統(tǒng)在保障原有公文運轉(zhuǎn)模式，及時準(zhǔn)確運轉(zhuǎn)公文基礎(chǔ)上，采用計算機技術(shù)、結(jié)合條碼自動識別技術(shù)以及智能交換箱等技術(shù)，實現(xiàn)公文交換過程中信息自動采集、公文交換自動記錄、交換過程智能化管理，使實物流與信息流相統(tǒng)一，提高公文交換及業(yè)務(wù)處理的運轉(zhuǎn)效率，確保公文交換安全、保密、準(zhǔn)確和及時，徹底改變我校機要科工作人員傳統(tǒng)工作模式。
該系統(tǒng)現(xiàn)已實現(xiàn)紙質(zhì)公文的快速分發(fā)流轉(zhuǎn)；實現(xiàn)安全有效的自動簽收登記；實現(xiàn)帶條碼的機要文件掃描錄入、快捷查詢；實現(xiàn)分發(fā)自動提示、投件自動計數(shù)、打印文件清單；實現(xiàn)公文辦理全過程自動跟蹤提醒；實現(xiàn)公文收發(fā)、交換、流轉(zhuǎn)全程有效監(jiān)控；實現(xiàn)自動完成公文督辦提醒等功能。
智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)由黨政辦公室機要科作為系統(tǒng)核心使用部門，面向?qū)W校黨政機關(guān)、直附屬單位、群團組織及各教學(xué)單位。
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