高校首家智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)日前已在我校正式開通運(yùn)行,黨政辦公室于近期分別展開了不同受眾群體的專題培訓(xùn)。該系統(tǒng)的投入使用,將會(huì)極大程度提高我校公文管理的規(guī)范性,可靠性及準(zhǔn)確性,其中深度挖掘的公文大數(shù)據(jù)分析將會(huì)學(xué)??茖W(xué)決策發(fā)揮積極的參謀助手作用。
學(xué)校在結(jié)合工信部等國家部委使用經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上,結(jié)合辦學(xué)特色及管理特點(diǎn),開創(chuàng)性的進(jìn)行了系統(tǒng)軟件研發(fā),結(jié)合先進(jìn)硬件設(shè)備,實(shí)現(xiàn)在安全、保密、穩(wěn)定的前提下高效運(yùn)轉(zhuǎn)公文。
該系統(tǒng)在保障原有公文運(yùn)轉(zhuǎn)模式,及時(shí)準(zhǔn)確運(yùn)轉(zhuǎn)公文基礎(chǔ)上,采用計(jì)算機(jī)技術(shù)、結(jié)合條碼自動(dòng)識別技術(shù)以及智能交換箱等技術(shù),實(shí)現(xiàn)公文交換過程中信息自動(dòng)采集、公文交換自動(dòng)記錄、交換過程智能化管理,使實(shí)物流與信息流相統(tǒng)一,提高公文交換及業(yè)務(wù)處理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率,確保公文交換安全、保密、準(zhǔn)確和及時(shí),徹底改變我校機(jī)要科工作人員傳統(tǒng)工作模式。
該系統(tǒng)現(xiàn)已實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)公文的快速分發(fā)流轉(zhuǎn);實(shí)現(xiàn)安全有效的自動(dòng)簽收登記;實(shí)現(xiàn)帶條碼的機(jī)要文件掃描錄入、快捷查詢;實(shí)現(xiàn)分發(fā)自動(dòng)提示、投件自動(dòng)計(jì)數(shù)、打印文件清單;實(shí)現(xiàn)公文辦理全過程自動(dòng)跟蹤提醒;實(shí)現(xiàn)公文收發(fā)、交換、流轉(zhuǎn)全程有效監(jiān)控;實(shí)現(xiàn)自動(dòng)完成公文督辦提醒等功能。
智能文件交換與跟蹤系統(tǒng)由黨政辦公室機(jī)要科作為系統(tǒng)核心使用部門,面向?qū)W校黨政機(jī)關(guān)、直附屬單位、群團(tuán)組織及各教學(xué)單位。